Какие документы должен оформлять ИП и ТОО на упрощёнке: полный список первички

Первичные документы — это бумаги, которыми оформляется каждая хозяйственная операция: продажа, получение оплаты, передача товара. ИП и ТОО на упрощёнке оформляют шесть основных видов первички: счёт на оплату, акт выполненных работ (форма Р-1), товарную накладную (форма З-2), приходный кассовый ордер (КО-1), расходный кассовый ордер (КО-2) и доверенность на получение ТМЦ (форма Д-1). НДС в этих документах не выделяется, поскольку упрощёнка — не плательщик НДС (кроме импорта).

Ниже — полный разбор: какие документы обязательны, какие реквизиты должен содержать первичный документ, сколько его хранить и почему счета-фактуры на упрощёнке без НДС не нужны.

Зачем нужна первичка

Первичные документы выполняют две задачи. Во-первых, они подтверждают доход: на упрощёнке именно по подписанным актам и накладным формируется реестр доходов и считается налог по форме 910. Во-вторых, они юридически фиксируют отношения с контрагентом — кто, что, когда и на какую сумму поставил или оплатил.

Без корректной первички доход в декларации легко занизить или исказить, а спор с контрагентом будет нечем подтвердить.

Список основных документов

Счёт на оплату

Счёт — это документ, в котором продавец указывает реквизиты для оплаты и состав поставки. Сам по себе счёт не является налоговым и не подтверждает реализацию — он лишь предложение оплатить. Тем не менее это первый документ в большинстве сделок. Оформить его можно на странице счёт на оплату.

Акт выполненных работ (форма Р-1)

Акт по форме Р-1 подтверждает факт оказания услуг или выполнения работ. Это ключевой документ для сферы услуг: именно по подписанному акту доход попадает в реестр и в форму 910. Оформляется на странице акт выполненных работ.

Товарная накладная (форма З-2)

Накладная по форме З-2 оформляет отпуск товарно-материальных ценностей покупателю. Для торговли это основной документ реализации — аналог акта, но для товаров. Создаётся на странице товарная накладная.

Приходный кассовый ордер (КО-1)

ПКО по форме КО-1 фиксирует поступление наличных денег в кассу. Используется при расчётах наличными и относится к кассовой дисциплине. Оформляется на странице приходный кассовый ордер.

Расходный кассовый ордер (КО-2)

РКО по форме КО-2 оформляет выдачу наличных из кассы — например, под отчёт или поставщику. Создаётся на странице расходный кассовый ордер.

Доверенность на получение ТМЦ (форма Д-1)

Доверенность по форме Д-1 уполномочивает сотрудника получить товарно-материальные ценности от имени организации. Оформляется на странице доверенность на получение ТМЦ.

Все шесть типов документов доступны в хабе документов esepro.

Какие документы обязательны

Обязательность документа зависит от характера операции:

Акт или накладная обязательны для подтверждения реализации — без них доход нечем подтвердить. Кассовые ордера обязательны при работе с наличными деньгами в рамках кассовой дисциплины.

Обязательные реквизиты первичного документа

Согласно требованиям законодательства о бухгалтерском учёте, первичный документ должен содержать набор обязательных реквизитов:

• наименование документа (формы);
• дату составления;
• наименование (для юрлица) или ФИО (для ИП) и реквизиты сторон операции;
• содержание операции;
• единицы измерения, количество и стоимость;
• должности и подписи лиц, ответственных за операцию.

⚠️ Точный перечень обязательных реквизитов закреплён в Законе РК «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности» (статья об обязательных реквизитах первичных документов). Конкретные формулировки сверяйте с действующей редакцией закона на adilet.zan.kz.

Унифицированные формы первички (Р-1, З-2, Д-1, КО-1, КО-2) утверждены приказом Министерства финансов РК. Использование стандартных форм снимает вопросы по составу реквизитов — в esepro все документы строятся именно по этим формам.

Сроки хранения

Первичные документы и регистры учёта необходимо хранить в течение срока, установленного законодательством (как правило, не менее срока, в течение которого налоговый орган вправе проводить проверку). ⚠️ Конкретный срок хранения сверяйте с Налоговым кодексом РК и Законом о бухгалтерском учёте, поскольку для разных категорий документов он может различаться.

Сервис esepro хранит все подписанные документы в личном кабинете бессрочно в рамках пользования сервисом — история доступна в любой момент.

Почему без НДС

Плательщики упрощёнки не являются плательщиками НДС (кроме случаев импорта), поэтому в первичных документах НДС не выделяется, а счета-фактуры по операциям реализации не выписываются. Это ещё одно упрощение режима. Подробнее о статусе по НДС и пороге постановки на учёт — в обзоре упрощёнки для ИП и ТОО и в калькуляторе порога НДС.

Порог постановки на учёт по НДС (10 000 МРП) относится к общеустановленному режиму и к обороту упрощенца не применяется (ст. 722 НК). Если же доход превысит лимит применения упрощёнки (600 000 МРП, ст. 723 НК), ИП переходит на общеустановленный режим — и обязанность по НДС оценивается уже там.

Коротко

Минимальный набор первички для ИП и ТОО на упрощёнке: акт или накладная для подтверждения реализации, кассовые ордера при наличных расчётах, доверенность при получении ТМЦ. Реквизиты — по требованиям Закона о бухучёте, формы — по приказу Минфина. Реестр доходов и форма 910 строятся именно на этих документах.

⚠️ Материал носит справочный характер. Перед применением сверяйте требования к документам с действующими НПА и при необходимости консультируйтесь с бухгалтером.

Оформите первый документ бесплатно в esepro — реестр доходов соберётся автоматически из подписанной первички.