Политика обработки персональных данных
Политика обработки персональных данных
Настоящая Политика обработки персональных данных (далее — «Политика») определяет порядок обработки и защиты персональных данных в сервисе онлайн-бухгалтерии Esepro.kz (далее — «Сервис»), доступном по адресу esepro.kz. Политика разработана в соответствии с Законом Республики Казахстан «О персональных данных и их защите» от 21 мая 2013 года № 94-V (далее — «Закон о ПДн»).
Согласие на обработку персональных данных даётся в порядке раздела 3 и документа «Согласие на обработку персональных данных»; настоящая Политика описывает условия такой обработки.
1. Оператор персональных данных
- Наименование: индивидуальный предприниматель «Solai Solutions»
- ИИН: 890711301780
- Контакт по вопросам обработки персональных данных: info@esepro.kz
1.1. Смена оператора
С 8 октября 2026 года оператором персональных данных пользователей Сервиса является ИП «Solai Solutions»; для пользователей, зарегистрированных до этой даты, — с момента принятия ими новой редакции документов. До принятия оператором их персональных данных остаётся оператор, которому они дали согласие ранее, а ИП «Solai Solutions» обрабатывает эти данные по его поручению, в пределах ранее данного согласия.
2. Какие персональные данные обрабатываются и зачем
Обработка описана по видам: для каждого вида названы категории данных и цели. Кроме того, обрабатываются данные, которые пользователь вносит в Сервис или которые формируются при его использовании (документы, учёт, сообщения, обращения, сведения об использовании функций), — для предоставления функций Сервиса по Договору-оферте, которыми пользуется пользователь (состав — Страница «Тарифы»), а также для улучшения и развития Сервиса по сведениям о его использовании.
Категории, отмеченные словами «при использовании соответствующей функции», обрабатываются у тех, кто такой функцией пользуется.
2.1. Учётная запись, вход и подтверждение права
| Категория данных | Цель обработки |
|---|---|
| Адрес электронной почты | Регистрация, вход, подтверждение адреса, восстановление доступа; сообщения (раздел 2.6) |
| Номер телефона | Регистрация, вход, восстановление доступа; сообщения (раздел 2.6); связь с пользователем; телефон Компании по умолчанию — печатается в документах и виден контрагентам, пользователь может его изменить |
| Фамилия, имя и отчество (если есть) | Идентификация пользователя; обращение в интерфейсе и в сообщениях; ФИО руководителя Компании по умолчанию — печатается в документах и видна контрагентам, пользователь может её изменить |
| ИИН или БИН Компании (у индивидуального предпринимателя — его ИИН) | Создание Компании и подтверждение права действовать от её имени; заполнение реквизитов по справочным данным (раздел 2.3); восстановление доступа; учёт Пробного периода Тарифа Pro |
| Записи о подтверждении права действовать от имени Компании | Подтверждение полномочий пользователя в отношении Компании (Договор-оферта, п. 3.2); доказательство при спорах и обращениях |
| Пароль | Безопасный доступ к учётной записи |
| Коды подтверждения | Вход, подтверждение номера и адреса, восстановление доступа; защита от злоупотреблений |
| Идентификатор аккаунта Google, адрес электронной почты и имя из Google — при входе через Google | Вход через аккаунт Google; заполнение фамилии и имени |
| Сведения о принятых документах и данных согласиях (дата, версия, отметки и отказы) | Подтверждение получения согласия (статья 8 пункт 1 Закона о ПДн); направление рекламных сообщений только согласившимся и соблюдение отказов от сообщений (раздел 2.6) |
| IP-адрес и сведения о браузере; дата последней активности | Безопасность учётной записи, статистика использования Сервиса |
| История действий с документами | Отображение истории документа пользователю; разбор спорных ситуаций |
| Настройки (уведомления, каналы сообщений, язык интерфейса) | Работа Сервиса и направление сообщений по выбору пользователя |
| Признак участника программы Founding Users | Предоставление прав участника (Договор-оферта, раздел 10) |
Подтверждение права — заявление пользователя, а не согласие самого предпринимателя или организации: если пользователь действует от чужого имени, согласие предпринимателя на обработку его персональных данных обеспечивает пользователь (Договор-оферта, пп. 3.2, 16.6).
2.2. Документы и учёт Пользователя
Пользователь вносит в Сервис, загружает или получает по своей команде данные, чтобы готовить, хранить и учитывать документы и вести учёт своей Компании. Цели: формирование, хранение, учёт и выгрузка документов; учёт доходов, расходов, кассы, расчётов с контрагентами и работниками; подготовка сведений к налоговой отчётности; передача документов по команде пользователя.
| Категория данных | Цель обработки |
|---|---|
| Сведения о лицах, указанных в документах и договорах: ФИО и должности; ИИН/БИН; адреса, телефоны, адреса электронной почты; банковские реквизиты | Формирование и хранение документов и договоров; автоматическое заполнение реквизитов; оформление ЭСФ и ЭАВР |
| Данные документа, удостоверяющего личность (номер, дата выдачи, кем выдан), в доверенности и расходном кассовом ордере | Оформление этих документов по установленной форме |
| Изображения подписи, печати и логотипа; фото и сканы подписанных экземпляров, файлы договоров | Проставление в документы по выбору пользователя; хранение копий документов |
| Сведения входящих ЭСФ и ЭАВР | Отображение входящих документов и ответы на них по команде пользователя |
При использовании соответствующей функции обрабатываются также:
| Категория данных | Цель обработки |
|---|---|
| Банковские выписки по счетам Компании, в том числе сведения об отправителях и получателях — физических лицах | Учёт поступлений и расходов, сопоставление оплат с документами, подготовка сведений к налоговой отчётности |
| Сведения о работниках Компании: ФИО, ИИН, должность, условия оплаты труда, начисления и удержания, отпуска; отметки о праве на налоговые вычеты и льготы; об инвалидности работника — группа и срок; справка об инвалидности работника или его ребёнка, если пользователь загружает её для подтверждения вычета или льготы | Расчёт заработной платы, налогов и социальных платежей, кадровые и расчётные документы, подготовка сведений к налоговой отчётности |
| Входящие документы поставщиков и сведения из них | Учёт входящих документов, расходов и расчётов с поставщиками |
| Изображения документов, загружаемые для распознавания, и распознанные из них сведения | Заполнение реквизитов и позиций документа по изображению |
| При отправке документа ссылкой: контакты получателя, сведения об открытии ссылки и ответе получателя | Доставка документа получателю по команде пользователя |
| Копии документов и данных Компании — в хранилище Сервиса или, по поручению пользователя, в указанном им облачном хранилище | Хранение и восстановление копий документов |
Облачное хранилище, указанное пользователем, обработчиком оператора не является. Если оно находится за пределами Республики Казахстан, соблюдение требований статьи 12 пункта 2 Закона о ПДн к персональным данным контрагентов и иных третьих лиц обеспечивает пользователь как их оператор (Договор-оферта, п. 16.6).
В отношении персональных данных контрагентов, работников и иных третьих лиц, которые пользователь вносит, загружает или передаёт через Сервис, оператор (ИП «Solai Solutions») действует как лицо, осуществляющее обработку по поручению пользователя (подпункт 17) статьи 1, пункт 1 статьи 7 Закона о ПДн). Оператором этих данных является пользователь; согласия этих субъектов на обработку их персональных данных (или иные законные основания) обеспечивает он.
2.3. Справочные данные государственных реестров
По запросу пользователя — при вводе ИИН/БИН — Сервис получает справочные данные из государственных реестров: реестра налогоплательщиков Комитета государственных доходов МФ РК (portal.kgd.gov.kz) и государственной базы данных «Юридические лица» (data.egov.kz), — для автозаполнения реквизитов в документах пользователя.
| Категория данных | Цель обработки |
|---|---|
| ФИО индивидуального предпринимателя; ФИО руководителя юридического лица; ИИН/БИН; наименование и адрес юридического лица; сведения о регистрации и налоговом режиме | Автозаполнение реквизитов и идентификация стороны документа |
Основание обработки и временного хранения этих данных — поручение пользователя (подпункт 17) статьи 1, пункт 1 статьи 7 Закона о ПДн; раздел 2.2): оператором данных контрагентов является пользователь. Когда пользователь ищет по ИИН/БИН собственной Компании, основание обработки его собственных данных — его согласие (раздел 3).
2.4. Работа с ИС ЭСФ
По команде пользователя Сервис направляет в информационную систему электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ) подписанные пользователем ЭСФ и ЭАВР и получает сведения о документах, в том числе входящих.
| Категория данных | Цель обработки |
|---|---|
| ИИН и сведения сертификата ЭЦП (ФИО владельца, ИИН/БИН) | Вход в ИС ЭСФ, указание лица, выписавшего документ |
| Пароль учётной записи ИС ЭСФ | Работа в ИС ЭСФ |
| Содержание ЭСФ и ЭАВР (в том числе ФИО и ИИН индивидуальных предпринимателей и физических лиц), регистрационные номера и статусы | Выписка, отслеживание, исправление и отзыв документов; история документа |
| Сведения профиля ИС ЭСФ (наименование, адрес, тип налогоплательщика) | Заполнение реквизитов продавца |
2.5. Задолженность перед бюджетом по данным КГД (тариф Pro)
Для Компании — индивидуального предпринимателя или товарищества с ограниченной ответственностью, на которую распространяется тариф Pro, — Сервис получает сведения о её задолженности перед бюджетом из сервиса сведений о задолженности Комитета государственных доходов МФ РК (portal.kgd.gov.kz) по ИИН/БИН из профиля Компании.
| Категория данных | Цель обработки |
|---|---|
| Сведения о задолженности Компании перед бюджетом по данным КГД; у индивидуального предпринимателя — также по налогам, которые он уплачивает как физическое лицо | Показ задолженности и напоминания о ней; подготовка оплаты |
| Отметка «не запрашивать» по Компании | Исполнение отзыва согласия на эту цель |
Основание. Согласие субъекта (раздел 3), данное при регистрации или при принятии редакции в Личном кабинете; отдельной отметки для функции не требуется. По каждой Компании в своей учётной записи пользователь подтверждает, что является этим индивидуальным предпринимателем либо получил его согласие на обработку сведений о его задолженности, а для юридического лица — что вправе получать эти сведения от его имени (Договор-оферта, п. 3.2). Сведения о сумме налоговой задолженности не составляют налоговую тайну (статья 45 пункты 2 и 3 Налогового кодекса РК) и размещаются органами государственных доходов в силу закона (статья 43 пункт 3 Налогового кодекса РК); Сервис обрабатывает их со ссылкой на источник (статья 7 пункт 5 Закона о ПДн).
Отзыв. Прекратить получение сведений по Компании можно, отозвав согласие на эту цель обращением на info@esepro.kz (раздел 7), в том числе самому индивидуальному предпринимателю, если Компанию добавил другой пользователь; по обращению самого предпринимателя — по всем Компаниям с его ИИН в Сервисе. Оператор прекращает получение сведений и удаляет сохранённые сведения о задолженности Компании не позднее 15 рабочих дней с получения обращения (статья 8 пункт 7 Закона о ПДн). Учётная запись и другие функции Сервиса при этом сохраняются.
2.6. Сообщения Пользователю
Сервис направляет сообщения, в том числе по электронной почте, по СМС, в мессенджерах, push-уведомлениями, событиями в подключённом пользователем календаре, в Личном кабинете, а также звонками. Сообщения бывают трёх видов.
- Сервисные — нужны, чтобы исполнять Договор, обеспечивать безопасность и сообщать пользователю о его учётной записи, документах, задачах и сроках, тарифе и оплате, об изменении юридических документов, о технических работах и инцидентах; к ним относятся также ответы на обращения и письма оператора по вопросам работы пользователя в Сервисе. Сервисное сообщение может содержать сумму списания или возврата и уже применённые к ним скидки, предложение продлить Тариф Pro или включить Автопродление, сведения о функции, доступной пользователю на его тарифе. Пользователю, у которого хотя бы раз действовал Тариф Pro (в том числе в Пробный период или бесплатно), сервисными сообщениями направляются также сведения о ценах, скидках и новых платных функциях Сервиса — как об условиях Договора, который он уже заключал. Сервисные сообщения отдельного согласия не требуют; отказаться от них, сохраняя учётную запись, нельзя, кроме напоминаний и каналов, которые настраиваются в профиле.
- Новостные — новости Esepro.kz, полезные статьи, обзоры изменений законодательства, приглашения на мероприятия и опросы, не связанные с работой пользователя в Сервисе, — без цены, скидки и призыва купить.
- Рекламные — реклама в значении законодательства Республики Казахстан о рекламе, в том числе предложения партнёров.
Новостные сообщения Сервис направляет на основании согласия, данного при регистрации или при принятии новой редакции (раздел 3). Рекламные сообщения, в том числе предложения партнёров, Сервис направляет тем, кто дал на это согласие отметкой (Согласие, Часть А). Рекламу в Личном кабинете, в том числе предложения партнёров, Сервис показывает пользователям Бесплатного тарифа, а пользователям Тарифа Pro — при их согласии. Сведения о тарифах и функциях в интерфейсе Сервиса рекламой не являются и показываются всем пользователям. Отказаться от новостных и рекламных сообщений можно способом, указанным в сообщении, или обращением на info@esepro.kz — не позднее 15 рабочих дней с получения (статья 8 пункт 7 Закона о ПДн).
| Категория данных | Цель обработки |
|---|---|
| При подключении мессенджера: идентификатор чата или номер телефона | Направление сообщений в мессенджер; приём обращений и ответы на них (раздел 2.8) |
| При использовании соответствующей функции: сведения push-подписки устройства | Направление push-уведомлений |
| При использовании соответствующей функции: ссылка для подписки на календарь и выбранные для неё Компании | Передача событий в календарь, выбранный пользователем |
| Сведения об отправленных сообщениях | Направление сообщений и подтверждение их отправки |
Сервисы, которые выбирает пользователь. По команде пользователя данные передаются в выбранные им сервисы (календарь, сервис push-уведомлений браузера, облачное хранилище и т. п.), в том числе за пределы Республики Казахстан; обработчиками оператора они не являются. Включение такой функции — согласие на эту передачу, отключение — её отзыв. Кто знает ссылку для подписки на календарь, тот видит события.
2.6.1. Email посетителя в анонимной форме создания документа
| Категория данных | Цель обработки |
|---|---|
| Адрес электронной почты, указанный без регистрации | Направление ссылки на созданный документ и сообщений о нём, приглашение сохранить документ в учётную запись; перенос документа в учётную запись после регистрации; новостные сообщения (раздел 2.6) |
2.7. Справочный ИИ-помощник EsepAI
| Категория данных | Цель обработки |
|---|---|
| Текст вопросов и ответов; сведения учётной записи, Компании, документов и учёта, нужные для ответа на вопрос пользователя | Подготовка ответа; хранение истории диалогов; контроль и улучшение качества ответов и базы знаний |
| Оценки ответов и комментарии к ним | Контроль качества ответов |
| Сведения об использовании | Учёт лимита, контроль работоспособности |
Вопрос и сведения, нужные для ответа, передаются поставщикам моделей искусственного интеллекта для подготовки ответа, в том числе за пределами Республики Казахстан (раздел 6). Персональные данные третьих лиц в вопросах и документах оператор обрабатывает по поручению пользователя (Договор-оферта, пп. 16.5–16.6). Удалить диалог можно по обращению на info@esepro.kz.
2.8. Обращения в службу поддержки и обратная связь
При обращении по электронной почте, через форму обратной связи в Личном кабинете и в мессенджерах обрабатываются данные, содержащиеся в обращении.
| Категория данных | Цель обработки |
|---|---|
| Адрес электронной почты, ФИО, номер телефона, текст обращения и вложения, связь обращения с учётной записью и Компанией; при обращении в мессенджере — идентификатор чата или номер телефона и сообщения; иные данные, которые лицо само указало в обращении | Клиентская поддержка, обработка запросов, обращений и жалоб |
Ответ на обращение может быть подготовлен автоматически или с использованием моделей искусственного интеллекта (раздел 6).
Направляя обращение, в том числе в мессенджере из чата, не подключённого к учётной записи, лицо даёт согласие на обработку данных обращения для ответа на него, в том числе на трансграничную передачу (раздел 3).
Если в обращении указаны персональные данные третьих лиц, оператор обрабатывает их по поручению пользователя, направившего обращение, и только для ответа на него; согласие этих лиц на такую обработку, в том числе на трансграничную передачу, обеспечивает пользователь.
2.9. Помощь и опросы в Личном кабинете
Что считается затруднением. Сервис автоматически замечает признаки того, что пользователю трудно работать в Личном кабинете: например, повторяющиеся ошибки при одном и том же действии. Признаки Сервис может уточнять; это не меняет описанного здесь порядка.
Что за этим следует. Сервис может показать подсказку с предложением помощи — например, задать вопрос справочному ИИ-помощнику или написать в поддержку — и предложить короткий необязательный опрос об удобстве. Оператор может написать пользователю на адрес учётной записи и предложить помощь по работе в Сервисе.
Что это не меняет. Учёт затруднений, события работы с формами, подсказки, опросы и письмо оператора не ограничивают работу в Сервисе и не порождают, не изменяют и не прекращают права и обязанности пользователя (статья 19-1 Закона о ПДн).
Не указывайте в комментариях к опросу персональные данные, в том числе других лиц.
Как отказаться. Отказаться от подсказок и опросов и возразить против описанной здесь обработки (статья 19-1 Закона о ПДн) можно в Личном кабинете или обращением (раздел 7). После возражения обработка, описанная в этом разделе, в отношении учётной записи прекращается; затруднения учитываются только в общих счётчиках без связи с учётной записью.
| Категория данных | Цель обработки |
|---|---|
| Сведения о затруднении; связь с учётной записью | Подсказка и предложение помощи; письмо оператора с предложением помощи; общие счётчики затруднений без связи с учётной записью |
| Отметки о показанных подсказках и опросах, об отказе от них и о возражении | Исполнение отказа и возражения |
| Оценка удобства, комментарий; связь с учётной записью и Компанией | Контроль качества и улучшение Сервиса; ответ пользователю |
| События работы с формами Личного кабинета; связь с учётной записью | Поиск мест, где пользователю трудно, и предложение помощи; общие счётчики по формам |
2.10. Аналитика, реклама и улучшение Сервиса
| Категория данных | Цель обработки |
|---|---|
| Файлы cookie, данные о действиях на сайте и в Личном кабинете | Веб-аналитика, оценка удобства и эффективности Сервиса (раздел 9) |
| Идентификаторы рекламных cookie и пикселей рекламных сетей; события на сайте и в Личном кабинете; IP-адрес; сведения о браузере и устройстве | Показ рекламы Esepro.kz посетителям сайта, пользователям Сервиса и похожим на них аудиториям в рекламных сетях; оценка эффективности рекламы |
| Хеши адреса электронной почты и номера телефона учётной записи | Показ рекламы Esepro.kz пользователям Сервиса и похожим на них аудиториям в рекламных сетях; исключение из показа |
| Фамилия, имя, номер телефона и адрес электронной почты пользователя; наименование и ИИН/БИН его Компаний | Предложение пользователю продуктов и услуг партнёров Сервиса (банков, страховых и иных организаций), в том числе передача этих данных партнёрам |
| Данные учётной записи и Компаний, данные о действиях в Личном кабинете | Показ рекламы в Личном кабинете, в том числе предложений партнёров |
Основание. Посетителю сайта без учётной записи аналитические и рекламные cookie и пиксели загружаются при посещении сайта; отключить их можно в настройках cookie (раздел 9). Для зарегистрированного пользователя показ рекламы по этим данным, рекламные cookie и пиксели входят в общее согласие, которое даётся при регистрации или при принятии новой редакции (раздел 3).
Как отказаться. Отказаться от передачи своих данных рекламным сетям, не удаляя учётную запись, можно обращением (раздел 7). Не позднее 15 рабочих дней с получения обращения (статья 8 пункт 7 Закона о ПДн) оператор прекращает передачу данных этой учётной записи рекламным сетям. Рекламу, которую сеть показывает по собственным данным, отказ не прекращает.
2.11. Безопасность и надёжность
| Категория данных | Цель обработки |
|---|---|
| IP-адрес и технические сведения запросов | Защита от автоматических атак и злоупотреблений, обеспечение безопасности |
| Технические сведения об ошибках в работе Сервиса | Диагностика и устранение сбоев |
| Все категории данных Сервиса в составе резервных копий | Восстановление Сервиса после сбоя |
2.12. Оплата тарифа и обязанности оператора
| Категория данных | Цель обработки |
|---|---|
| Сведения о тарифе, оплаченном сроке и Компаниях; суммы, даты и статусы платежей и возвратов; последние цифры номера карты и платёжная система | Оплата тарифа, автоматическое продление, сообщения об оплате (раздел 2.6), возвраты, учёт доходов оператора и исполнение налоговых обязанностей |
| Фамилия, имя и номер телефона пользователя, оформляющего Тариф Pro или Пробный период, и ИИН/БИН Компании | Идентификация пользователя; учёт Пробного периода по Компании; разбор обращений о платежах и возвратах; связь по вопросам оплаты |
Данные банковской карты вводятся на странице платёжного провайдера и оператору не передаются. Сведения о расчётах передаются оператору фискальных данных и в органы государственных доходов в случаях, предусмотренных налоговым законодательством РК.
2.13. Реферальная программа и программа для бухгалтеров
При использовании соответствующей функции:
| Категория данных | Цель обработки |
|---|---|
| Реферальный код или ссылка; кто кого пригласил; дата регистрации приглашённого; факт оплаты им Тарифа Pro; начисленные и использованные бонусы | Учёт приглашений и начисление бонусов по условиям программы |
| Для участника программы для бухгалтеров: ФИО; сведения о квалификации и опыте; перечень Компаний, которые бухгалтер ведёт в Сервисе | Проверка статуса бухгалтера и предоставление условий программы |
2.14. Лица, которым мы предлагаем сотрудничество
Оператор может предлагать сотрудничество (например, участие в программе для бухгалтеров, раздел 2.13) субъектам предпринимательства.
| Категория данных | Цель обработки |
|---|---|
| Наименование; у индивидуального предпринимателя — ФИО в составе наименования и его рабочие телефон, адрес электронной почты, адрес и сайт; у товарищества — общие телефон, адрес электронной почты, адрес и сайт организации; источник контакта; письма оператора и ответы на них | Индивидуальное предложение о сотрудничестве; учёт ответа и отказа |
| Отметка «не писать» | Исполнение отказа |
Основание — использование персональных данных субъектов предпринимательства, относящихся непосредственно к их предпринимательской деятельности, для формирования реестра бизнес-партнёров (статья 9 подпункт 9-3) Закона о ПДн), без отдельного согласия.
Контакты хранятся до отказа или достижения цели; от отказавшегося сохраняется только отметка «не писать». Отказаться, потребовать сведения о своих данных или их удаления можно ответом на любое письмо оператора. Если лицо становится пользователем Сервиса, его данные обрабатываются по разделам 2.1 и 2.13.
3. Правовое основание обработки
Правовое основание обработки — согласие субъекта персональных данных (статья 7 пункт 1, статья 8 Закона о ПДн). Оно даётся:
- при регистрации в Сервисе — отметкой о согласии;
- если закон требует отдельного согласия, — отметкой в Личном кабинете или при включении функции (раздел 11);
- на рекламные сообщения — отдельной необязательной отметкой (раздел 2.6);
- при включении функции — самим включением; выключение функции — отзыв этого согласия (статья 8 пункт 7 Закона о ПДн);
- при указании адреса электронной почты в анонимной форме создания документа — на соответствующем шаге формы;
- лицом, которое направляет обращение в поддержку, в том числе в мессенджере, — самим обращением (раздел 2.8);
- посетителем сайта без учётной записи на аналитические и рекламные cookie — использованием сайта; отключить их можно в настройках cookie (раздел 9).
Согласие на новостные сообщения (раздел 2.6), на обработку сведений о задолженности перед бюджетом (раздел 2.5) и на передачу данных рекламным сетям (раздел 2.10) входит в согласие, данное при регистрации или при принятии новой редакции; каждое из них можно отозвать отдельно, не отзывая согласие в целом (раздел 7).
Персональные данные третьих лиц, которые пользователь вносит, загружает или передаёт через Сервис, оператор обрабатывает по поручению пользователя (раздел 2.2).
Обработка может осуществляться и на иных основаниях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан (статья 9 Закона о ПДн), в том числе при обработке контактов лиц, которым оператор предлагает сотрудничество (статья 9 подпункт 9-3) Закона о ПДн, раздел 2.14), при хранении сведений об оплатах и возвратах и передаче сведений о расчётах в соответствии с налоговым законодательством. Сведения о сумме налоговой задолженности обрабатываются также на основании статьи 7 пункта 5 Закона о ПДн (раздел 2.5).
Согласие может быть дано в электронной форме (статья 8 пункт 1 Закона о ПДн).
4. Сроки хранения персональных данных
Персональные данные хранятся до достижения целей их обработки, данные учётной записи — не дольше срока её действия, после чего уничтожаются (статья 12, статья 18 Закона о ПДн). Исключения:
- сведения об оплатах и возвратах, в том числе о плательщике, — в течение сроков, установленных налоговым законодательством и законодательством о бухгалтерском учёте РК;
- записи о подтверждении права действовать от имени Компании, о данных согласиях и принятых документах, об обращениях в поддержку и о передаче персональных данных третьим лицам — до 3 (трёх) лет после удаления учётной записи или Компании либо после разрешения обращения, для защиты прав оператора при спорах (статья 178 пункт 1 ГК РК);
- данные, необходимые для исполнения неисполненного обязательства (статья 8 пункт 2 Закона о ПДн);
- удалённые данные могут сохраняться в зашифрованных резервных копиях на территории Республики Казахстан до истечения срока хранения этих копий, после чего уничтожаются.
Первичные документы пользователь хранит сам: обязанность хранить их в течение срока, установленного законодательством, лежит на пользователе (Договор-оферта, раздел 17); у оператора такой обязанности в отношении документов пользователя нет. При удалении учётной записи оператор удаляет её данные и документы, кроме данных, указанных в исключениях выше; выгрузить документы рекомендуется заранее.
5. Передача персональных данных третьим лицам
Для целей раздела 2 оператор передаёт персональные данные третьим лицам — обработчикам — в объёме, необходимом для этих целей, в том числе обработчикам следующих групп:
| Группа | Что делают | Какие данные |
|---|---|---|
| Хостинг | Размещение базы данных, файлов пользователей и резервных копий | Все категории данных Сервиса |
| Отправка писем | Доставка писем пользователям и посетителям | Адрес электронной почты, содержание письма |
| Корпоративная почта | Переписка с пользователями (info@esepro.kz), в том числе по обращениям | Данные в обращениях и письмах |
| Отправка СМС | Доставка кодов и сообщений по СМС | Номер телефона, текст сообщения |
| Мессенджеры | Доставка сообщений; приём обращений и ответы на них | Идентификатор чата или номер телефона, сообщения и вложения |
| Поставщики моделей искусственного интеллекта | Ответы справочного ИИ-помощника; распознавание изображений документов; подготовка ответов на обращения | Вопросы и сведения, нужные для ответа, тексты обращений, изображения документов |
| Веб-аналитика | Аналитика сайта и Личного кабинета | Файлы cookie, IP-адрес, данные о действиях |
| Рекламные сети | Показ рекламы Esepro.kz и оценка её эффективности | Рекламные идентификаторы, события, IP-адрес, сведения о браузере, хеши адреса и номера |
| Защита от атак и доставка контента | Защита от автоматических атак, доставка контента | IP-адрес, технические сведения запроса |
| Отчёты об ошибках | Сбор сведений об ошибках в работе Сервиса | Технические сведения об ошибке |
| Вход через аккаунт Google | Вход в Сервис через аккаунт Google | Данные для входа; от Google — идентификатор аккаунта, адрес электронной почты и имя |
| Платёжный провайдер | Приём оплаты, автоматические списания, возвраты, чеки | Адрес электронной почты, сведения о платеже |
Отдельно о каждой передаче персональных данных третьему лицу субъект не уведомляется: такого условия Политика и Согласие на обработку персональных данных не содержат (статья 19 пункт 1 Закона о ПДн).
По команде пользователя данные передаются выбранным им получателям — контрагентам, банкам, партнёрам Сервиса, государственным информационным системам Республики Казахстан (ИС ЭСФ, информационные системы органов государственных доходов, data.egov.kz); такие получатели обработчиками оператора не являются. В случаях, описанных в разделах 2.3–2.5, данные передаются в государственные информационные системы и без отдельной команды.
Кроме обработчиков, оператор вправе передавать персональные данные пользователя иным третьим лицам, в том числе партнёрам Сервиса (банкам, страховым и иным организациям), для целей раздела 2 (раздел 2.10).
Основная база данных Сервиса, файлы пользователей и резервные копии размещаются на территории Республики Казахстан (статья 12 пункт 2 Закона о ПДн).
6. Трансграничная передача персональных данных
Часть обработчиков — в том числе в группах отправки писем, корпоративной почты, отправки СМС, мессенджеров, поставщиков моделей искусственного интеллекта, веб-аналитики, рекламных сетей, защиты от атак, отчётов об ошибках и входа через аккаунт Google — находится за пределами Республики Казахстан, в том числе в государствах, не обеспечивающих защиту персональных данных. Это трансграничная передача персональных данных (статья 16 Закона о ПДн). Она осуществляется на основании согласия субъекта (статья 16 пункт 3 подпункт 1) Закона о ПДн), данного при регистрации, при принятии новой редакции документов или при использовании соответствующих функций.
Сервисы, которые выбирает пользователь (раздел 2.6), обработчиками оператора не являются; передача им, в том числе за пределы Республики Казахстан, — на основании согласия, которое даётся включением функции.
7. Права субъекта персональных данных
Субъект персональных данных имеет права, предусмотренные статьёй 24 Закона о ПДн, в том числе знать о наличии у оператора своих персональных данных и получать информацию о них, требовать их изменения, дополнения, блокирования и уничтожения в случаях, установленных законом, и отозвать согласие на их обработку, кроме случаев, предусмотренных статьёй 8 пунктом 2 Закона о ПДн.
Срок реакции оператора. Оператор в течение одного рабочего дня со дня получения документов, подтверждающих достоверность персональных данных, и подтверждения личности заявителя изменяет и (или) дополняет персональные данные либо уничтожает их при невозможности изменения и (или) дополнения (статья 25 пункт 2 Закона о ПДн).
Ограничение права на удаление. Отозвать согласие и потребовать уничтожения персональных данных нельзя, если это противоречит законам Республики Казахстан либо при наличии неисполненного обязательства (статья 8 пункт 2 Закона о ПДн) — например, в отношении сведений об оплатах, которые оператор хранит в силу налогового законодательства. Если персональные данные субъекта внесены в Сервис другим пользователем (например, как данные контрагента или работника), оператором этих данных является такой пользователь, а Сервис обрабатывает их по его поручению (раздел 2.2): требование об их изменении или уничтожении субъект направляет этому пользователю; поступившее в Сервис обращение оператор передаёт пользователю.
Отказ от отдельных видов обработки без удаления учётной записи. Не отзывая согласие в целом, можно отписаться от новостных и рекламных сообщений (раздел 2.6), отказаться от передачи своих данных рекламным сетям (раздел 2.10), отозвать согласие на получение сведений о задолженности перед бюджетом (раздел 2.5), возразить против учёта затруднений (раздел 2.9), выключить функцию, включённую пользователем (раздел 3), удалить диалог со справочным ИИ-помощником (раздел 2.7) — в Личном кабинете, где есть такая настройка, или обращением. Обращение исполняется не позднее 15 рабочих дней с получения (статья 8 пункт 7 Закона о ПДн).
Порядок обращения. Для реализации своих прав (в том числе для удаления учётной записи и выгрузки документов) субъект направляет обращение на info@esepro.kz с адреса электронной почты своей учётной записи, через форму обратной связи в Личном кабинете либо иным способом, позволяющим подтвердить личность заявителя.
Подтверждение личности. Обращение с адреса электронной почты учётной записи, через форму обратной связи в Личном кабинете или из чата Telegram, подключённого к учётной записи, считается направленным владельцем учётной записи. При обращении иным способом оператор вправе попросить подтвердить личность документом, удостоверяющим личность (в том числе цифровым документом), или подписью ЭЦП; законный представитель прилагает документ, подтверждающий его полномочия. Для изменения или дополнения персональных данных прилагаются документы, подтверждающие их достоверность.
Возражение против автоматизированной обработки (статья 19-1 Закона о ПДн). Возразить против обработки, описанной в разделе 2.9, можно в Личном кабинете или обращением; на обращение оператор отвечает и сообщает о результате в течение трёх рабочих дней со дня его получения (статья 19-1 пункт 3 Закона о ПДн).
8. Контакт по вопросам персональных данных и обжалование
Обращения по вопросам обработки персональных данных направляются на info@esepro.kz.
Субъект вправе обжаловать действия (бездействие) оператора в уполномоченный орган в сфере защиты персональных данных или в суд в порядке, установленном законами Республики Казахстан.
9. Файлы cookie, веб-аналитика и реклама
9.1. Что такое файлы cookie
Файлы cookie — небольшие файлы, которые сайт сохраняет в браузере устройства. Здесь так же называются сходные технологии (пиксели рекламных сетей).
9.2. Строго необходимые cookie
Строго необходимые cookie нужны для работы сайта и Личного кабинета: вход и сессия, безопасность, защита форм от автоматических атак (при этом IP-адрес может обрабатываться за пределами Республики Казахстан, раздел 6), запоминание ответа на cookie-баннер. Они не требуют согласия. Их можно заблокировать в настройках браузера, но тогда часть функций станет недоступна. На странице оплаты платёжного провайдера действуют правила этого провайдера.
9.3. Аналитические cookie
Аналитические cookie и связанные с ними скрипты помогают понять, как используются сайт и Личный кабинет. Сервисы веб-аналитики получают сведения о просмотрах страниц, источниках переходов и действиях на сайте и в Личном кабинете, в том числе IP-адрес; данные передаются за пределы Республики Казахстан (раздел 6).
9.3-1. Рекламные cookie и пиксели
Рекламные cookie и пиксели рекламных сетей нужны, чтобы показывать рекламу Esepro.kz и оценивать её эффективность (раздел 2.10). Данные передаются за пределы Республики Казахстан (раздел 6).
9.4. Как управлять согласием на cookie и отозвать его
- Посетитель сайта без учётной записи может в любой момент отключить аналитические и рекламные cookie в настройках cookie в подвале сайта.
- Зарегистрированный пользователь не может отдельно отказаться от аналитических cookie, продолжая пользоваться Личным кабинетом: веб-аналитика — условие его использования. Не согласный с этим пользователь может отозвать согласие на обработку персональных данных и удалить учётную запись (раздел 7).
- Рекламные cookie и пиксели у зарегистрированного пользователя работают по общему согласию, независимо от выбора в cookie-баннере. Отказаться от передачи своих данных рекламным сетям можно обращением (раздел 2.10).
- Управлять файлами cookie можно и в настройках браузера.
10. Меры защиты персональных данных
Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения и иных неправомерных действий (статья 22 Закона о ПДн).
11. Изменение Политики
Оператор вправе изменять настоящую Политику. Действующая редакция всегда доступна на сайте esepro.kz.
- Вступление в силу. Изменения вступают в силу с даты публикации на сайте, без отдельного принятия.
- Новые цели. Обработка персональных данных для цели, на которую субъект согласия не давал, начинается только после его согласия; оператор вправе запросить его в Личном кабинете или при включении функции (раздел 3).
- Смена оператора. При смене оператора новая редакция применяется к пользователю с момента её принятия отметкой в Личном кабинете; до принятия его данные обрабатываются в пределах ранее данного согласия.
Сообщать об изменении по электронной почте, в Личном кабинете или иным способом оператор не обязан; такое сообщение на дату вступления редакции в силу не влияет. Пользователь, не согласный с новой редакцией, может отозвать согласие (раздел 7) и прекратить использование Сервиса.
Редакция от 2 ноября 2026 года.